Moduli collegati alle azioni

I moduli collegati alle azioni sono uno strumento chiave per la gestione operativa della sicurezza in 4HSE. Questa funzionalità permette di integrare checklist, registri presenze o form personalizzati direttamente all’interno del flusso di lavoro delle azioni di prevenzione.

Le attività pianificate vengono integrate con documentt strutturati: oltre ad allegare file esterni, il sistema permette di compilare e allegare modelli predefiniti.

Perché utilizzare i moduli collegati

L’associazione dei moduli alle azioni consente di strutturare e migliorare la raccolta delle informazioni durante lo svolgimento delle attività, rendendo il processo più coerente, tracciabile ed efficiente.

• Standardizzazione delle informazioni I moduli definiscono checklist e campi preconfigurati, assicurando che ogni attività venga documentata in modo uniforme e confrontabile nel tempo.

• Tracciabilità delle attività I moduli vengono automaticamente associati agli elementi generati durante l’attività (ad esempio certificati o singole sessioni), mantenendo collegate tutte le informazioni rilevanti.

• Raccolta dati in tempo reale I moduli possono essere compilati direttamente durante l’esecuzione dell’attività, anche da dispositivi mobile, riducendo errori, dimenticanze e attività di trascrizione successive.

Configurazione e compilazione

Per utilizzare correttamente questa funzionalità, è importante distinguere due momenti:

1. Configurazione: Si definisce la struttura e i contenuti del modulo. Questa operazione si fa una sola volta a livello di Azione.
2. Compilazione: Si inseriscono i dati richiesti dal modulo durante l’attività. Ogni salvataggio genera un documento statico collegato all’attività svolta.

Configurazione dei moduli

I moduli vengono definiti a livello di azione. In questa fase si stabilisce quale “modello” (template) dovrà essere utilizzato ogni volta che l’azione verrà eseguita.

All’interno del dettaglio di un’azione, è presente la scheda Form associati. In questa sezione è possibile visualizzare l’elenco dei moduli già attivi, crearne di nuovi o rimuovere quelli non più necessari.

Creazione di un nuovo modulo

Per creare un nuovo modulo, fare clic sul pulsante Nuovo. Si aprirà un wizard guidato che accompagna l’utente nella configurazione.

Nel primo passaggio è necessario definire le informazioni principali del modulo.

1. Informazioni generali

Nome

Identifica il modulo all’interno del sistema.

È consigliabile utilizzare un nome chiaro e descrittivo, che consenta di riconoscerne facilmente la finalità e il contesto di utilizzo.

Tipo

Il Tipo definisce la tipologia di form che si desidera configurare.

La disponibilità dei tipi di modulo dipende dalla natura dell’azione selezionata: sono disponibili modelli universali, applicabili a qualsiasi attività di prevenzione, e modelli specifici dedicati a particolari flussi operativi.

Di seguito il dettaglio delle tipologie disponibili:

Tipo di Form	Applicabilità	Descrizione
Checklist semplice	Tutte le azioni	Elenco di voci da spuntare, personalizzabile. Con data di compilazione e firma.
Checklist avanzata	Tutte le azioni	Modulo più completo che permette di aggiungere campi extra e impostare regole di compilazione personalizzate.
Registro presenze	Azioni di tipo “Formazione”	Form specifico per la rilevazione delle presenze dei partecipanti durante le sessioni formative.
Prova di evacuazione	Azioni di tipo “Procedura”	Modulo strutturato per la registrazione e l’esito delle prove di emergenza ed evacuazione.

Nota

La scelta del Tipo determina i campi disponibili e le logiche di compilazione che saranno messe a disposizione dell’operatore durante l’esecuzione dell’attività sul campo.

2. Definizione dei contenuti

Nell’ultimo passaggio del wizard è possibile definire il contenuto del modulo.

Checklist semplice

Il tipo Checklist semplice è lo strumento ideale per creare elenchi di controllo rapidi, dove l’operatore deve semplicemente confermare l’avvenuta esecuzione di una serie di attività (task).

Una volta selezionata questa tipologia e salvate le informazioni generali, il sistema abilita un editor intuitivo che permette di configurare la checklist definendo i compiti (to-do) collegati all’azione.

Attraverso l’interfaccia è possibile:

• Aggiungere nuovi elementi: Inserire le singole voci o istruzioni che comporranno la lista.
• Ordinare i compiti: Trascinare le voci per stabilire la sequenza logica che l’operatore dovrà seguire durante la compilazione.
• Cancellare: Rimuovere eventuali voci non più pertinenti.

editor della checklist semplice

Una volta completata la definizione dell’elenco, fare clic su Salva per rendere il modulo attivo. Da questo momento, il modulo sarà disponibile e pronto per essere compilato ogni volta che l’azione verrà eseguita (ad esempio, durante un’ispezione o una manutenzione).

schermata di compilazione della checklist semplice

Dove si esegue la checklist semplice

La compilazione della checklist semplice verrà proposta al momento della creazione di un nuovo certificato relativo all’azione a cui la checklist è stata associata.

Checklist avanzata

Selezionando il tipo Checklist avanzata, si apre il Designer di 4HSE, uno strumento flessibile che permette di fare più di un semplice elenco di compiti.

All’apertura, il sistema propone un modello preimpostato di checklist come base di partenza. Il Designer si adatta all’esperienza e alle esigenze dell’utente: si possono trascinare gli elementi uno sotto l’altro, duplicarli, oppure creare veri e propri layout e impostare comportamenti dinamici da attuare durante la compilazione del form.

Nonostante le funzionalità avanzate, l’uso resta intuitivo: basta trascinare gli elementi (drag & drop) nell’area di lavoro per configurare il modulo e selezionare un elemento per aprirne il pannello di personalizzazione.

editor della checklist avanzata

Dove si esegue la checklist avanzata

La compilazione della checklist avanzata verrà proposta al momento della creazione di un nuovo certificato relativo all’azione a cui la checklist è stata associata.

Registro presenze corso

Il tipo Registro presenze corso è specifico ed esclusivo per le azioni di tipo Formazione.

A differenza delle checklist, questo modulo non richiede una configurazione manuale dei contenuti: il sistema genera automaticamente la struttura del registro.

Per attivarlo, basta creare il modulo selezionando Registro presenze corso come tipo e salvare. Da quel momento, il form verrà associato a tutte le edizioni collegate al corso, importando automaticamente l’elenco dei lavoratori iscritti a ciascuna edizione.

Dove si esegue il registro presenze

1. Accedere alla sezione Edizioni dei corsi di formazione;
2. Individuare l’Edizione del corso a cui il registro presenze è stato associato;
3. Selezionate la data dell’edizione di riferimento (tab DATE).
4. Fare clic sul pulsante Esegui.

Consiglio

Assicurarsi di iscrivere i partecipanti all’edizione prima di compilare il registro presenze.

Il sistema aprirà il registro con i nominativi già precaricati, permettendo all’incaricato di registrare le presenze in tempo reale, riportando l’ora di ingresso, l’ora di uscita correlate dalla firma dei destinatari del corso.

Nota

Poiché il modulo è dinamico, ogni modifica all’elenco degli iscritti dell’edizione si rifletterà automaticamente all’apertura del registro presenze, senza bisogno di riconfigurare il form.

Modelli predefiniti di 4HSE

Oltre alle checklist generiche, 4HSE mette a disposizione dei modelli predefiniti progettati per rispondere a specifiche esigenze normative e operative.

Il sistema mostra i modelli nel menu a tendina Tipo solo quando sono coerenti con la categoria dell’azione che stai configurando. Ad esempio:

• Il modello Prova di evacuazione è selezionabile solo per le azioni di tipo Procedure.
• Il modello Manutenzione estintori è disponibile esclusivamente per le azioni di tipo Manutenzioni.

Vantaggi dei modelli predefiniti

• Struttura pronta all’uso: il form è già configurato con i campi necessari (es. tempi di evacuazione, esito dei controlli), permettendo di essere operativi in pochi secondi.
• Flessibilità totale: anche se il modulo è già pronto, il sistema apre comunque il Designer di 4HSE. Puoi usare il modulo così com’è oppure modificarlo, aggiungendo o rimuovendo campi per adattarlo ai tuoi standard aziendali.
• Standardizzazione: assicura che tutti i tecnici o i responsabili della sicurezza raccolgano le stesse informazioni in modo uniforme.

Nota

La libreria dei modelli predefiniti è in continuo aggiornamento.

Dove si eseguono i modelli predefiniti

La compilazione dei modelli predefiniti verrà proposta al momento della creazione di un nuovo certificato relativo all’azione a cui il modello è stata associato.

Esecuzione dei moduli nel flusso operativo

I moduli sono integrati nel flusso operativo delle attività. Non è necessario cercarli in un archivio separato: il sistema li propone automaticamente nel momento in cui servono.

Attualmente, esistono due punti di accesso principali per la compilazione, a seconda del tipo di attività.

1. Compilazione tramite toolbar

Questo è il caso, ad esempio, del registro presenze di un corso. La modalità di utilizzo di quel tipo di form è già stata descritta nella sezione dedicata; di seguito viene brevemente riepilogata.

Nelle sezioni relative alle Edizioni, facendo clic su una data dell’edizione il sistema attiva il pulsante “Compilazione moduli” nella toolbar.

Facendo clic sull’icona:

• si apre l’elenco dei moduli associati a quel contesto;
• è possibile selezionare, aprire e compilare il modulo desiderato.

Questo è il percorso operativo previsto per l’utilizzo del form da parte degli incaricati al tracciamento delle presenze.

Nota

Durante la compilazione del form delle presenze è possibile mantenere i dati inseriti nel tempo (ad esempio tra l’ingresso e l’uscita dei partecipanti, che possono avvenire a distanza di ore). Se il modulo viene chiuso tramite la “X” e successivamente riaperto, i dati precedentemente inseriti risultano ancora presenti.

Dove consultare il modulo salvato

Una volta salvato, il registro diventa un documento allegato alla data della sessione. Per consultarlo:

• Aprire il dettaglio della data dell’edizione (doppio click).
• Cliccare sulla voce Allegati in cui sarà presente il file .html generato.

2. Compilazione contestuale all’emissione del Certificato

Per tutte le altre tipologie di moduli, la compilazione è legata alla generazione della prova documentale.

Quando si procede con l’emissione di un nuovo certificato relativo a un’Azione che ha dei form collegati, il sistema interviene nel flusso:

• Proposta automatica: prima di finalizzare il certificato, 4HSE propone la schermata di compilazione del form associato.
• Integrazione dei dati: i dati raccolti nel modulo (es. l’esito di una checklist) diventano un allegato del certificato che si sta emettendo.

Facendo clic sul pulsante “Compila” si accede alla schermata di compilazione del modulo, nella quale è possibile inserire i dati richiesti e apporre la firma dove previsto.

Facendo clic su “Salva”, il modulo viene salvato e allegato al certificato e non risulta più modificabile.

Nota

Non è obbligatorio compilare i form associati all’edizione per poter procedere con l’emissione del certificato.

Stati di compilazione del modulo

Durante la compilazione, il modulo può trovarsi in due stati principali:

Bozza Consente di mantenere i dati inseriti senza completare il modulo. In questo stato, il modulo rimane modificabile e può essere momentaneamente riaperto per completare o aggiornare le informazioni.

Attenzione

Le bozze sono temporanee e non sono disponibili in caso di cambio dispositivo o browser. Si consiglia di effettuare il salvataggio definitivo una volta completata la compilazione.

Salvataggio definitivo Conferma la compilazione del modulo e ne conclude il processo. Dopo il salvataggio definitivo, il contenuto non è più modificabile.

Esempio: checklist di consegna dei DPI allegata al certificato

Un’azienda deve gestire la consegna dei dispositivi di protezione individuale (DPI) ai propri dipendenti, garantendo che ogni consegna venga effettuata correttamente e documentata in modo completo.

Per supportare questo processo, viene creato un modulo collegato al certificato di consegna DPI, utilizzando lo stile Checklist.

Creazione del modulo

Il responsabile della sicurezza crea un nuovo modulo denominato:

Verifica consegna elmetto di sicurezza

Il modulo include i seguenti controlli:

• Verifica dell’integrità del DPI e della confezione;
• Integrità della calotta (assenza di crepe o ammaccature);
• Funzionamento del sistema di regolazione (stringitesta);
• Verifica della corretta identificazione del dipendente;
• Firma del dipendente per ricevuta;

Questa checklist consente all’incaricato di seguire una procedura standardizzata durante ogni consegna.

Compilazione durante la consegna

Quando viene effettuata una consegna e si procede all’emissione del certificato, il sistema rende disponibile la checklist associata.

L’incaricato alla consegna:

• apre il modulo tramite il tasto “Compila”;
• compila i controlli previsti;
• sottoscrive il modulo apponendo la propria firma;
• salva definitivamente il modulo.

Una volta completata la compilazione dei moduli necessari, l’incaricato procede con l’emissione del certificato facendo clic su Crea Certificato.

Risultato finale

Al momento del salvataggio definitivo:

• la checklist viene generata come documento;
• il sistema richiede di selezionare la cartella di destinazione in cui salvare il file;
• il documento viene archiviato nel filesystem;
• il file viene automaticamente allegato al certificato di consegna DPI;
• la checklist diventa parte integrante della documentazione della consegna.

In questo modo, il documento è archiviato nelle cartelle del progetto, sia direttamente accessibile dal certificato, garantendo tracciabilità e facilità di consultazione.

Nota

Il sistema genera i file allegati in formato html.