--- title: "Procedure" url: "https://docs.4hse.com/it/guides/prevention-actions/procedure-management" description: "Gestione delle procedure di prevenzione: creazione, destinatari, rapporti e allegati." --- # Procedure La sezione riguardante le procedure si trova all’interno dell’area dedicata alle azioni di prevenzione di ogni **Sede** di progetto. Da **Azioni**, selezionare il **menu Procedure** che è strutturato su 2 livelli: - **Procedure**: definiscono il **complesso delle procedure** della Sede. - **Rapporti**: stabiliscono la **pianificazione dei rinnovi o revisioni** delle procedure attraverso la creazione di **rapporti**. Nella sezione **Procedure** inoltre si può: - **Registrare un certificato esistente** (es. per monitorare la scadenza di una procedura esistente o che non si desidera pianificare). - **Pianificare un rapporto**. - **Registrare l’esito di un rapporto** con la creazione di un certificato di revisione. - **Produrre un certificato** o caricarne uno esterno. ## Aggiungere una nuova procedura [Sezione intitolata “Aggiungere una nuova procedura”](#aggiungere-una-nuova-procedura) 1. Fare clic sul **Nuovo** in alto a sinistra per scegliere la **tipologia di procedura** da aggiungere. È possibile scegliere tra l’aggiunta di una procedura tramite lo strumento **Copia** oppure aggiungere una **Nuova procedura**, ovvero una procedura che può essere configurato liberamente tramite l’apposita interfaccia che si aprirà dopo il click. In questo esempio, sceglieremo di aggiungere una \*\*nuova procedura di rilevazioni ambientali per agenti fisici o chimici \*\*. 2. Fare click su **Salva** ![aggiungere una nuova procedura](/_astro/procedure-management-1.B4m44Jt2_Z1FtgsO.webp) La **nuova riga** corrispondente alla procedura comprirà ora all’interno della finestra, con tutti gli indicatori a **zero**. (Nel caso in cui non si vedano variazioni è sufficiente fare clic su **Aggiorna** nella toolbar). ![dettagli di una procedura](/_astro/procedure-management-2.CgA2zE6r_c6Sbu.webp) Con un **doppio click sulla riga o sull’icona di “link”** si accede alla **scheda dela procedura**. Da qui è possibile **visualizzare e gestire** in dettaglio tutte le informazioni relative ala procedura, ai destinatari, alle date dei rapporti ed altro ancora. ![scheda della procedura](/_astro/procedure-management-3.GRHMGGIm_Z2eqS4w.webp) ## Gestire una procedura [Sezione intitolata “Gestire una procedura”](#gestire-una-procedura) La gestione di un corso è possibile sia dal **“Tab dettagli”** che dalla **“Scheda della procedura”**. - Tab **Dettagli** mostra le informazioni pricipali della procedura: - **Nome** - **Descrizione** - **Validità** ossia l’intervallo di tempo che intercorre tra una revisione della procedura e a successiva. - **In scadenza** ossia il numero di giorni prima della data di scadenza in cui quella specifica attività è considerata con stato “in scadenza”. - Indicazione di **“Responsabile”, “Incaricato” e “Osservatore” del corso**. Con il **pulsante ”+”** si può scegliere tra **Persone**, **Utenti** della sede e **Ruoli** determinati in precedenza nell‘“Organigramma della sicurezza” della sede. È possibile associare più soggetti, di entrambe le categorie, ad uno stesso incarico rispetto alla procedura. Questa associazione viene **ereditata automaticamente nei Rapporti pianificati successivamente per la stessa Procedura.** - Tab **Destinatari** mostra gli oggetti e le persone oggetto della procedura. - Tab **Rapporti** mostra in ordine cronologico dal più al meno recente le revisioni della procedura selezionata. - Tab **Richiesto da** mostra tutti gli elementi i cui rischi verranno mitigati dalla validità della procedura. - In **Allegati** è possibile associare la documentazione relativa alla procedura: - aggiungendo il **collegamento ad un file esistente** su “Files” - caricando un **nuovo file** ## Aggiungere destinatari a una procedura [Sezione intitolata “Aggiungere destinatari a una procedura”](#aggiungere-destinatari-a-una-procedura) I **destinatari** di una procedura sono le risorse (lavoratori, ambienti, attrezzature, ecc.) per cui è necessaria l’applicazione della procedura stessa. Per ogni procedura, nella sezione **Destinatari**, è necessario associare: - Le **singole fasi di lavoro** pertinenti alla procedura - Oppure la **sede**, se viene effettuata un’unica rilevazione valida per tutti gli ambienti L’associazione delle fasi o della sede è obbligatoria per procedere alla rilevazione certificata della procedura. > La scelta delle risorse da associare può dipendere da: > > - **Mansioni** svolte dai lavoratori > - **Aree** operative o reparti > - **Attrezzature** utilizzate > - Specifiche **fasi di lavoro** 1. Click su **Destinatari** 2. click su **Nuovo** 3. Selezionare il destinatario della procedura scegliendo tra le categorie proposte (premere shift per selezione multipla) e click su **salva**. (Es. tutti gli ambienti di lavoro interessati dalla rilevazione ambientale per agenti fisici o chimici). 4. È possibile aggiungere destinatari di diverse categorie, se necessario aggiungere altri destinatari. 5. Tutti i destinatari della procedura ora sono visibili e per ognuno è visibile lo **Stato** di validità del suo certificato: - **“Nuovo”** fino a che non verrà gestito - **“Valido”** o **“Scaduto”** secondo le date riportate nei certificati già registrati per la procedura. - **“In scadenza”** se la scadenza del certificato è prossima. Il numero di giorni che precedono la scadenza è quello impostato al campo **“In scadenza”** del corso. ![nuovo destinatario alla procedura](/_astro/procedure-management-4.D9KjbiXy_2ubnLo.webp) ## Associare le risorse [Sezione intitolata “Associare le risorse”](#associare-le-risorse) Dalla voce di menù dela procedura **“Richiesto da”** si possono indicare quali **risorse aziendali** rendono necessaria la procedura. In questo modo, è possibile mantenere traccia del legame tra la procedura e le specifiche esigenze derivate da mansioni, attrezzature, ambienti di lavoro, ecc. 1. Selezionare le risorse da associare tra: - Ruolo - Attrezzatura - Ambiente - Sostanza - DPI - Mansione - Fase di lavoro - Gruppo Omogeneo - Fornitore 2. Click su **Avanti** per selezionare dagli elementi censiti 3. Selezionare le risorse e click su **Conferma**, poi su **Fine** ![associazione risorse alla procedura](/_astro/procedure-management-5.CeZMj1Hc_28GGli.webp) ## Pianificare un rapporto [Sezione intitolata “Pianificare un rapporto”](#pianificare-un-rapporto) Una volta associati i destinatari alla procedura, è possibile pianificare un rapporto. 1. Dal menu **Rapporti**, click su **Nuovo** 2. Selezionare la **Procedura** tramite **“Seleziona”**. Si visualizzeranno tutte le procedure disponibili per la sede. Se non si trova la procedura desiderata, è necessario crearlo nella sezione “Procedure”. 3. Verificare la **validità** della procedura 4. Indicare **data** 5. I ruoli di **Responsabile**, **Incaricato** e **Osservatore** vengono ereditati, ma possono essere modificati per uno specifico rapporto. Anche questi, se utenti, saranno **destinatari delle notifiche** per questa attività. 6. Click su **Salva** ## Iscrivere destinatari a un rapporto [Sezione intitolata “Iscrivere destinatari a un rapporto”](#iscrivere-destinatari-a-un-rapporto) 1. Selezionare il **Rapporto** 2. Click su **Destinatari**, poi su **Nuovo**. Verranno proposte solo gli elementi già iscritti come destinatari alla procedura. Se non sono stati associati elementi alla procedura, non saranno visualizzate risorse disponibili per l’iscrizione al rapporto. 3. Selezionari i destinatari da iscrivere al rapporto e click su **Salva**. Lo **stato** iniziale del rapporto sarà **Da compilare**. ## Gestione dei moduli collegati [Sezione intitolata “Gestione dei moduli collegati”](#gestione-dei-moduli-collegati) La tab **Moduli collegati** consente di creare e gestire moduli strutturati associati alle procedure. Questa funzionalità permette di integrare check-list tecniche o rapporti operativi direttamente nel flusso di lavoro della procedura, allegando in modo automatico la documentazione prodotta al rapporto emesso. Attraverso questa sezione, è possibile definire quali modelli di dati devono essere compilati durante l’esecuzione della procedura. La guida completa alla configurazione e alla compilazione dei moduli è disponibile nella sezione [Moduli collegati alle procedure](/it/guides/action-forms/action-forms). ## Registrare l’esito di un rapporto [Sezione intitolata “Registrare l’esito di un rapporto”](#registrare-lesito-di-un-rapporto) È possibile registrare l’esito di un rapporto in due modalità: **singolarmente** o in **modalità massiva**. ### Modalità singola [Sezione intitolata “Modalità singola”](#modalità-singola) 1. Aprire la scheda di dettaglio del rapporto facendo **doppio clic sulla riga** del destinatario. 2. Compilare il form selezionando l’**esito**: `Superato` o `Non superato`. 3. Salvare. ### Modalità massiva [Sezione intitolata “Modalità massiva”](#modalità-massiva) 1. Dalla toolbar del rapporto, cliccare su **Procedure guidate**, quindi selezionare **Modifica massiva**. 2. Si apre l’elenco degli iscritti al rapporto. 3. Cliccare sul **badge dello stato** per modificarlo. 4. (Facoltativo) Spuntare la casella **“W” (warning)** per evidenziare visivamente un record che richiede attenzione: verrà mostrata un’icona accanto alla riga corrispondente. 5. Premere **Conferma** per salvare tutte le modifiche. ![modifica massiva del rapporto](/_astro/procedure-management-6.DCSBeNvd_Sk3gP.webp) ## Produrre un certificato [Sezione intitolata “Produrre un certificato”](#produrre-un-certificato) Dopo aver registrato l’esito del rapporto con **“superato”**, è possibile emettere i certificati: ### 1\. Procedura guidata per la creazione massiva [Sezione intitolata “1. Procedura guidata per la creazione massiva”](#1-procedura-guidata-per-la-creazione-massiva) - Click su **Procedure guidate** nella toolbar - Selezionare **Creazione massiva certificati** - Viene mostrato l’elenco degli iscritti al rapporto - Selezionare le risorse per cui si vuole emettere il certificato - Click su **Conferma** ### 2\. Emissione da dettaglio rapporto [Sezione intitolata “2. Emissione da dettaglio rapporto”](#2-emissione-da-dettaglio-rapporto) - Aprire il dettaglio del rapporto (doppio click sulla riga o click sull’icona ) - Controllare le date di **inizio validità** e **fine validità** - Click sull’**icona con la coccarda**, in questo modo verrà emesso automaticamente un certificato per il destinatario Una volta fatto ciò, il certificato è **valido** e visibile nello **scadenzario**. ![emissione certificato](/_astro/procedure-management-7.YPyB9Mzt_wvfco.webp) ## Gestire un certificato [Sezione intitolata “Gestire un certificato”](#gestire-un-certificato) ### Gestire un certificato [Sezione intitolata “Gestire un certificato”](#gestire-un-certificato-1) Nella colonna **Certificato** del tab “Destinatari”, è ora visibile l’icona del certificato che consente l’accesso alla **scheda del certificato**, dalla quale è possibile: - **Stampare** - **Scaricare** - **Allegare un documento**. 1. Fare click per aprire la **scheda del certificato**. 2. Qui sono riportate tutte le informazioni relative al **rapporto** e al **risultato**, oltre alle note e ad informazioni facoltative compilabili. Le date editabili sono relative ad **emissione** e **scadenza** del certficato. 3. Per esportare il documento fare click sull’icona **Stampa** 4. Click su **”…​”** per accedere all’elenco dei modelli disponibili. 5. Selezionare il **template desiderato** dall’elenco e fare click su **salva**, quindi su avanti per accedere all’anteprima del documento. 6. Click sull’icona “Stampa” per la stampante locale, oppure click su “Avanti” per **esportare** o **archiviare** in “Files”. ![scheda e stampa del certificato](/_astro/procedure-management-8.Eg_y17rJ_2wpo8u.webp) ### Allegati [Sezione intitolata “Allegati”](#allegati) In “Allegati” è possibile associare file: - aggiungendo il collegamento ad **file esistenti** su **“Files”** - caricando un **nuovo file** Questo sito è protetto da reCAPTCHA e si applicano le [Norme sulla privacy](https://policies.google.com/privacy?hl=it) e i [Termini di servizio](https://policies.google.com/terms?hl=it) di Google.