--- title: "Approvazioni: guida per l'amministratore di progetto" url: "https://docs.4hse.com/it/guides/supplier-management/workflow-supplier-manager" description: "Guida operativa per l’amministratore di progetto: come comprendere e gestire il sistema di approvazione." --- # Approvazioni: guida per l'amministratore di progetto Il sistema di **Approvazioni** è una funzionalità progettata per garantire il massimo controllo sulle certificazioni e sui documenti inseriti da soggetti esterni al progetto. In **4HSE**, l’emissione di certificati da parte di un **fornitore**, in qualità di destinatario di una **Procedura**, è soggetta a un processo di **approvazione**. Il certificato emesso dal fornitore non rende immediatamente valida l’**Azione**, che passa allo stato **Valido** solo dopo la revisione e la conferma da parte di un responsabile del progetto (**Admin** o **Manager**). ## 1\. Assegnazione della Procedura a un fornitore [Sezione intitolata “1. Assegnazione della Procedura a un fornitore”](#1-assegnazione-della-procedura-a-un-fornitore) Il **Responsabile** del progetto può assegnare una **Procedura** a un fornitore, ad esempio per richiedere l’esecuzione di: - redazione del DUVRI; - attività di manutenzione specifica; - controlli tecnici svolti da soggetti esterni. In 4HSE, il fornitore può essere destinatario **solo di Azioni di tipo Procedura**. ![fornitore destinatario di una procedura](/_astro/workflow-supplier-manager-1.B7L9sc1V_1cQyu3.webp) ## 2\. Ricezione della richiesta di approvazione [Sezione intitolata “2. Ricezione della richiesta di approvazione”](#2-ricezione-della-richiesta-di-approvazione) Quando il fornitore, dopo l’esecuzione dell’azione di prevenzione a lui assegnata, emette un certificato e lo associa all’azione di prevenzione stessa, il sistema genera automaticamente una **richiesta di approvazione**. L’Azione associata **non viene aggiornata immediatamente**, il suo stato rimane invariato fino alla conclusione del processo di revisione. ## 3\. Revisione ed esito [Sezione intitolata “3. Revisione ed esito”](#3-revisione-ed-esito) Alla creazione di una richiesta di approvazione, il responsabile del progetto riceve una **notifica automatica**. L’icona Approvazioni è disponibile sul Desktop e consente di accedere all’elenco delle **approvazioni** da gestire. ![icona approvazioni](/_astro/workflow-supplier-manager-2.CpAjm8g2_2olfm8.webp) Per ogni richiesta, il responsabile può esaminare: - i dati del certificato; - l’allegato caricato dal fornitore. A seguito della verifica, può procedere in uno dei seguenti modi: - **Accettare**: l’approvazione viene confermata, il certificato è validato e l’azione nello scadenzario passa allo stato **Valido**. Il fornitore riceve una notifica con esito positivo. - **Rifiutare**: se la documentazione risulta errata o incompleta, la richiesta viene rifiutata. È consigliabile indicare una motivazione nel campo **note**. Il fornitore riceve una notifica che comunica l’esito negativo e dovrà ripetere la richiesta di approvazione. ## Notifiche e comunicazioni [Sezione intitolata “Notifiche e comunicazioni”](#notifiche-e-comunicazioni) Ogni fase del flusso è supportata da un sistema di notifiche automatiche: - il **Responsabile del progetto** riceve una notifica quando è presente una nuova richiesta di approvazione; - il **Fornitore** riceve una notifica con l’esito della richiesta (Accettata o Rifiutata), comprensiva di eventuali note. ## Gestione delle richieste di approvazione [Sezione intitolata “Gestione delle richieste di approvazione”](#gestione-delle-richieste-di-approvazione) L’interfaccia **Approvazioni** consente agli attori coinvolti di visualizzare e gestire tutte le richieste di approvazione inviate o ricevute. L’elenco mostra lo **storico completo degli step** di ogni richiesta, consentendo di tracciare l’intero processo di approvazione. ![elenco approvazioni](/_astro/workflow-supplier-3.BL08HA3T_Z2aulFf.webp) ## Filtri di ricerca [Sezione intitolata “Filtri di ricerca”](#filtri-di-ricerca) Nel pannello di ricerca sono disponibili i seguenti filtri: - **Ricerca testuale** - **Stato**: filtra le richieste in base allo stato complessivo del processo: - **In corso** - **Completato** - **Step**: filtra le singole fasi del processo di approvazione: - **Nuovo** - **Approvato** - **Respinto** È importante distinguere tra **stato** e **step**: - lo **step** rappresenta una singola azione all’interno del processo di approvazione; - lo **stato** indica la condizione complessiva della richiesta. ## Dettagli di un’approvazione [Sezione intitolata “Dettagli di un’approvazione”](#dettagli-di-unapprovazione) Cliccando su una riga dell’elenco si apre la sezione dei dettagli, suddivisa in tab: - **Dettagli**: mostra le informazioni specifiche dell’approvazione. - **Eventi**: elenca tutti gli step eseguiti, indicando chi ha compiuto l’azione, il tipo di step, la data e eventuali note. Ad esempio: ![dettagli degli eventi in approvazioni](/_astro/workflow-supplier-4.BDVGAuKf_3DcPH.webp) - **Allegati**: mostra i file allegati all’approvazione, ad esempio i certificati richiesti per la validazione. Ad ogni approvazione corrisponde una riga nell’elenco. Quando viene creata, lo **step** iniziale è “Creazione” e lo **stato** è “In corso”. Al termine del processo, ad esempio dopo l’approvazione, la riga mostra lo **step** “Approvato” e lo **stato** “Completato”. Tutti i dettagli storici dei cambiamenti di step e degli allegati sono disponibili nel tab **Eventi**. ### Esempio di flusso [Sezione intitolata “Esempio di flusso”](#esempio-di-flusso) 1. Il fornitore crea una richiesta di approvazione - viene generato uno step con stato **Nuovo** - la richiesta risulta **In corso** 2. Il responsabile del progetto approva la richiesta - viene generato un nuovo step con stato **Approvato** - la richiesta passa allo stato **Completato** In caso di rifiuto, viene generato uno step con stato **Respinto**. ### Colonne dell’elenco [Sezione intitolata “Colonne dell’elenco”](#colonne-dellelenco) L’elenco delle approvazioni include le seguenti colonne: Colonna Descrizione **Nome** Nome dell’approvazione, generalmente composto da “Approvazione” + nome dell’Azione. **Step** Fase del processo: **Nuovo**, **Approvato** o **Respinto**. **Stato** Stato complessivo della richiesta: **In corso** o **Completato**. **Richiesto da** Indirizzo email dell’utente che ha eseguito lo step (creazione, approvazione o rifiuto). **Date** Date di creazione e modifica dello step. Questo sito è protetto da reCAPTCHA e si applicano le [Norme sulla privacy](https://policies.google.com/privacy?hl=it) e i [Termini di servizio](https://policies.google.com/terms?hl=it) di Google.