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title: "Approvazioni: guida per il fornitore"
url: "https://docs.4hse.com/it/guides/supplier-management/workflow-supplier-supplier"
description: "Guida operativa per il fornitore: come comprendere e gestire il sistema di approvazione."
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# Approvazioni: guida per il fornitore

Il sistema di **Approvazioni** è una funzionalità progettata per garantire il massimo controllo sulle certificazioni e sui documenti inseriti da soggetti esterni al progetto.

In **4HSE**, il fornitore può essere destinatario di una **Procedura** assegnata dal responsabile di progetto, ad esempio per svolgere un’attività tecnica, una manutenzione o produrre una documentazione specifica.

Una volta completata l’attività richiesta, il fornitore deve emettere il relativo **certificato**, associandolo all’**Azione** ricevuta. L’emissione del certificato non rende immediatamente valida l’Azione: il sistema avvia automaticamente un processo di **approvazione**, sottoponendo il certificato a revisione da parte di un responsabile del progetto (**Admin** o **Manager**). L’Azione passerà allo stato **Valido** solo in caso di esito positivo.

## Emissione del certificato e richiesta di approvazione

[Sezione intitolata “Emissione del certificato e richiesta di approvazione”](#emissione-del-certificato-e-richiesta-di-approvazione)

Per creare una richiesta di approvazione, il fornitore dovrà accedere al **proprio profilo fornitore** dall’elenco **Fornitori** (icona sul Desktop). Una volta nel profilo, potrà emettere il certificato e inviare automaticamente la richiesta di approvazione al responsabile di progetto.

Esistono tre scenari principali per l’esito della richiesta:

### 1\. Certificato dallo scadenzario del fornitore

[Sezione intitolata “1. Certificato dallo scadenzario del fornitore”](#1-certificato-dallo-scadenzario-del-fornitore)

-   Il fornitore seleziona un certificato direttamente dal suo scadenzario;
-   L’associazione all’azione è automatica;
-   Il sistema genera subito la richiesta di approvazione;
-   Viene richiesto il caricamento del file del certificato per completare la richiesta di approvazione.

![richiesta di approvazione da scadenzario](/_astro/workflow-supplier-supplier-1.BK_-dN3X_1idQs.webp)

### 2\. Certificato creato dal menu “Certificati”

[Sezione intitolata “2. Certificato creato dal menu “Certificati””](#2-certificato-creato-dal-menu-certificati)

-   Il fornitore crea un nuovo certificato dal menu **Certificati**;
-   Deve selezionare il certificato e associare l’azione di prevenzione a lui assegnata:
-   Solo a questo punto viene creata la richiesta di approvazione.

![richiesta di approvazione da certificato](/_astro/workflow-supplier-supplier-2.DhhJAZYp_Z1i7Lr7.webp)

### 3\. Certificato senza file o senza associazione

[Sezione intitolata “3. Certificato senza file o senza associazione”](#3-certificato-senza-file-o-senza-associazione)

-   Se il certificato viene creato dallo scadenzario ma il processo di invio della richiesta di approvazione viene annullato o non viene caricato il file del certificato richiesto, la richiesta di approvazione **non viene completata**.
-   In questo caso, il fornitore deve accedere al menu **Certificati**, selezionare il certificato che **è stato creato anche se la richiesta di approvazione non è stata inviata**, collegarlo all’azione e seguire la procedura guidata per completare la richiesta.

### 4\. Attesa dell’approvazione

[Sezione intitolata “4. Attesa dell’approvazione”](#4-attesa-dellapprovazione)

Dopo il salvataggio del certificato, l’Azione **non viene considerata valida** fino alla revisione da parte del responsabile del progetto.

Il fornitore riceverà una notifica automatica con l’esito della richiesta di approvazione.

## Notifiche e comunicazioni

[Sezione intitolata “Notifiche e comunicazioni”](#notifiche-e-comunicazioni)

Ogni fase del flusso di approvazione è supportata da un sistema di notifiche automatiche:

-   il **Responsabile del progetto** riceve una notifica quando è presente una nuova richiesta di approvazione;
-   il **Fornitore** riceve una notifica con l’esito della richiesta (Accettata o Rifiutata), comprensiva di eventuali note.

### Impostazione dell’incaricato del fornitore

[Sezione intitolata “Impostazione dell’incaricato del fornitore”](#impostazione-dellincaricato-del-fornitore)

Per garantire la ricezione delle notifiche (scadenze, pianificazioni, esito delle approvazioni), è possibile indicare uno o più **incaricati** per il fornitore, saranno proprio questi utenti indicati a ricevere le notiche.

Per indicare l’incaricato:

1.  Accedere alla voce **Info** del menu principale del fornitore:
2.  Inserire l’**indirizzo email** dell’utente designato nella sezione **“Incaricato”**.

### Registrazione dell’utente

[Sezione intitolata “Registrazione dell’utente”](#registrazione-dellutente)

Se la mail dell’incaricato non è ancora registrata come utente attivo:

1.  Accedere alla voce **Amministrazione → Permessi** nel menu principale.
2.  Aggiungere l’email dell’utente al gruppo **Admin** o **Manager**.

Per approfondire il significato dei permessi e i diversi livelli di accesso, consultare il documento [Permessi su Fornitore](/it/guides/permissions/supplier-permissions).

## Gestione delle richieste di approvazione

[Sezione intitolata “Gestione delle richieste di approvazione”](#gestione-delle-richieste-di-approvazione)

L’interfaccia **Approvazioni** consente agli attori coinvolti di visualizzare e gestire tutte le richieste di approvazione inviate o ricevute.

L’elenco mostra lo **storico completo degli step** di ogni richiesta, consentendo di tracciare l’intero processo di approvazione.

![elenco approvazioni](/_astro/workflow-supplier-3.BL08HA3T_Z2aulFf.webp)

## Filtri di ricerca

[Sezione intitolata “Filtri di ricerca”](#filtri-di-ricerca)

Nel pannello di ricerca sono disponibili i seguenti filtri:

-   **Ricerca testuale**
    
-   **Stato**: filtra le richieste in base allo stato complessivo del processo:
    
-   **In corso**
    
-   **Completato**
    
-   **Step**: filtra le singole fasi del processo di approvazione:
    
-   **Nuovo**
    
-   **Approvato**
    
-   **Respinto**
    

È importante distinguere tra **stato** e **step**:

-   lo **step** rappresenta una singola azione all’interno del processo di approvazione;
-   lo **stato** indica la condizione complessiva della richiesta.

## Dettagli di un’approvazione

[Sezione intitolata “Dettagli di un’approvazione”](#dettagli-di-unapprovazione)

Cliccando su una riga dell’elenco si apre la sezione dei dettagli, suddivisa in tab:

-   **Dettagli**: mostra le informazioni specifiche dell’approvazione.
    
-   **Eventi**: elenca tutti gli step eseguiti, indicando chi ha compiuto l’azione, il tipo di step, la data e eventuali note. Ad esempio:
    

![dettagli degli eventi in approvazioni](/_astro/workflow-supplier-4.BDVGAuKf_3DcPH.webp)

-   **Allegati**: mostra i file allegati all’approvazione, ad esempio i certificati richiesti per la validazione.

Ad ogni approvazione corrisponde una riga nell’elenco.

Quando viene creata, lo **step** iniziale è “Creazione” e lo **stato** è “In corso”.

Al termine del processo, ad esempio dopo l’approvazione, la riga mostra lo **step** “Approvato” e lo **stato** “Completato”. Tutti i dettagli storici dei cambiamenti di step e degli allegati sono disponibili nel tab **Eventi**.

### Esempio di flusso

[Sezione intitolata “Esempio di flusso”](#esempio-di-flusso)

1.  Il fornitore crea una richiesta di approvazione

-   viene generato uno step con stato **Nuovo**
-   la richiesta risulta **In corso**

2.  Il responsabile del progetto approva la richiesta

-   viene generato un nuovo step con stato **Approvato**
-   la richiesta passa allo stato **Completato**

In caso di rifiuto, viene generato uno step con stato **Respinto**.

### Colonne dell’elenco

[Sezione intitolata “Colonne dell’elenco”](#colonne-dellelenco)

L’elenco delle approvazioni include le seguenti colonne:

Colonna

Descrizione

**Nome**

Nome dell’approvazione, generalmente composto da “Approvazione” + nome dell’Azione.

**Step**

Fase del processo: **Nuovo**, **Approvato** o **Respinto**.

**Stato**

Stato complessivo della richiesta: **In corso** o **Completato**.

**Richiesto da**

Indirizzo email dell’utente che ha eseguito lo step (creazione, approvazione o rifiuto).

**Date**

Date di creazione e modifica dello step.

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