Utente Associato

L’ Utente Associato è un concetto chiave nella gestione degli utenti e delle persone, utilizzato per collegare un utente a una persona specifica. Questo collegamento è stabilito attraverso un campo denominato “Utente Associato” presente nel modulo Persona. Il campo “Utente Associato” richiede l’inserimento dell’indirizzo email dell’utente, che serve da chiave per stabilire l’associazione.

Ad esempio, se abbiamo una persona di nome Mario Rossi, possiamo associare l’indirizzo email “mario.rossi@miaazienda.it” a questa persona attraverso il campo “Utente Associato”. Questa associazione permette di collegare i dati relativi a Mario Rossi all’utente che rappresenta Mario Rossi all’interno di 4HSE.

È importante sottolineare la differenza tra utente e persona:

• L’utente è l’entità che si autentica e utilizza il software e a cui sono attribuiti i permessi su progetto , sede e persona;

• La persona invece è la rappresentazione di un’entità del mondo reale, in questo caso di un individuo, che viene registrata nel sistema. È possibile associare a questa entità informazioni (anagrafica, ruolo, iscrizione a corsi, ecc…​) e un utente può essere associato ad essa.

Associazione di un Utente a una Persona

Inserimento singolo

L’associazione di un utente a una persona può essere effettuata manualmente per ogni persona del progetto. Seguite questi passaggi:

1. Accedete al modulo relativo alla persona.

2. Trovate il campo “Utente Associato” e inserite l’indirizzo email dell’utente che desiderate associare a questa persona.

3. Ora, dovete impostare i permessi per questo utente. Continuate a leggere per ulteriori dettagli sulla gestione dei permessi utente.

Importazione da File CSV

Per semplificare l’associazione di utenti alle persone, è possibile caricare questi dati tramite un file CSV durante l’importazione dell’utente. Assicuratevi che il file CSV contenga correttamente l’associazione tra indirizzi email di utenti e nomi delle persone.

Gestione dei Permessi Utente

L’assegnazione dei permessi utente è cruciale per determinare quali azioni possono essere eseguite dall’utente associato sulla persona. Ci sono tre livelli di permesso:

• Nulla: L’utente associato non ha alcun tipo di accesso alla persona.

• Utente/Lettura: L’utente associato può visualizzare le informazioni ma non può apportare modifiche.

• Gestore/Scrittura: L’utente associato ha accesso in lettura e può apportare modifiche alle informazioni della persona.

Attenzione

Associare un utente a una persona potrebbe comportare l’invio di un invito all’indirizzo email indicato nel campo Utente associato. La funzionalità prevede infatti che l’utente associato possa accedere al sistema per poter “vedere” la sua situazione nell’ambito sicurezza. Tale associazione, se prevede l’accesso in lettura, comporta l’invito ad accedere per vedere la persona ed eventualmente la registrazione a 4HSE. (4HSE non prevede costi per gli utenti).

Configurazione dei Permessi Utente

Ci sono due modi principali per configurare i permessi utente:

Configurazione nel Form Persona

Nel modulo relativo alla persona, sotto al campo “Utente Associato,” è possibile selezionare il permesso utente. Questo campo offre quattro opzioni:

• Default di progetto: In questo caso, l’utente associato avrà il permesso come definito a livello di progetto.

• Nulla: L’utente associato non ha nessun permesso sulla persona.

• Utente/Lettura: L’utente associato ha accesso in sola lettura.

• Gestore/Lettura-Scrittura: L’utente associato ha accesso in lettura e scrittura.

Utilizzo della Procedura Guidata “Permessi utenti associati”

Questa procedura guidata semplifica la modifica dei permessi utente per un gruppo di persone. Seguite questi passaggi:

1. Accedete alla procedura guidata “Permessi utenti associati” nell’elenco delle persone.

2. Selezionate le persone cui desiderate cambiare il permesso utente. Notare che in questa prima schermata non vengono mostrate tutte le persone presenti nel progetto, ma solo quelle che hanno il campo “Utente associato” correttamente valorizzato.

3. Nella schermata successiva, scegliete il permesso utente da assegnare a tutte le persone selezionate.

4. Confermate e il sistema assegnerà il permesso indicato per tutte le persone selezionate.

Configurazione di progetto

A livello di progetto è possibile configurare l’accesso di default degli utenti associati. Tale configurazione è particolarmente utile per le importazioni tramite CSV o per gli inserimenti e modifiche tramite API. Nel menu di progetto, Configurazione > Utente-Persona è possibile specificare per mezzo di selettore permesso di default per le nuove persone.

Nota

La modifica di questa impostazione non agisce sugli Utenti associati già presenti nel sistema. Per modificare gli Utenti associati già presenti si consiglia di usare la procedura guidata Permessi utenti associati