Notifiche e digest

All’interno di 4HSE, le notifiche e i digest svolgono ruoli complementari nel mantenere gli utenti informati sulle attività e scadenze.

Le notifiche sono messaggi puntuali, inviati in corrispondenza di eventi specifici, come scadenze imminenti o cambiamenti di stato.

I digest sono invece riepiloghi periodici, inviati via email con cadenze giornaliere, settimanali o mensili, che raccolgono tutte le attività in scadenza o scadute e nuove, offrendo una visione d’insieme per una gestione più pianificata e strategica.

Questa guida illustra come configurare entrambe le modalità di comunicazione per adattarle alle esigenze individuali e di progetto, ottimizzando il flusso informativo e il coordinamento.

Configurazione delle notifiche

All’interno della piattaforma è possibile gestire le notifiche in modo flessibile, definendo:

• Le preferenze di notifica a livello di progetto e di sede, per le aree: DPI, formazione, nomine, manutenzioni, procedure e sorveglianza sanitaria;
• Chi deve ricevere le notifiche (destinatari specifici);
• L’intervallo temporale per la ricezione delle notifiche.

Panoramica sulle notifiche

L’invio:

• Le notifiche si attivano automaticamente con l’associazione di un utente a un ruolo di un’azione (Destinatario, Incaricato, Osservatore, Responsabile).

Ricezione

• Avviene secondo parametri predefiniti di default, visibili in: Amministrazione → Configurazione → Notifiche;
• Non è necessario personalizzare la configurazione per attivare l’invio;
• È possibile personalizzare la ricezione tramite le preferenze di notifica (Amministrazione → Configurazione → Notifiche).

Personalizzazione

• La personalizzazione è facoltativa;
• È una proprietà del progetto, ovvero ogni progetto può definire le proprie regole;
• Influenza esclusivamente le preferenze di ricezione (non modifica il meccanismo di invio).

Attenzione

Le notifiche si basano sul ruolo funzionale dell’utente rispetto a una specifica azione (es. Osservatore formazione) e non sul ruolo utente generico all’interno del progetto (es. Manager di sede).

Tutti gli utenti associati come Destinatari, Responsabili, Incaricati o Osservatori di una determinata azione ricevono automaticamente le notifiche secondo le impostazioni predefinite.

Come attivare l’invio delle notifiche

1. Inserire l’anagrafica utente nel menu Persone di un progetto (es. Alessandra Torricelli).
2. Aggiungere l’utente nel menu Permessi del progetto ed assegnare il relativo ruolo di progetto (diverso da “na”). (es. Figura 1: Alessandra Torricelli, admin di progetto.)
3. Associare l’utente o un ruolo HSE alle azioni specifiche con le funzioni di Responsabile, Osservatore o Incaricato. Tutti gli utenti iscritti sono considerati Destinatari*. (es. Alessandra Torricelli come Responsabile e Osservatrice per tutte le azioni di Manutenzione del progetto).

È possibile attribuire ruoli anche a azioni specifiche:

Per esempio, l’utente De Luca Simone è Responsabile esclusivamente della manutenzione “Controllo periodico estintori” della sede di Roma. Dopo averlo inserito nel progetto, il ruolo si assegna nell’area Dettagli dell’azione.

###Preferenze di notifica:

La notifiche si ricevono in base a:

• Sezione: Azione o contesto di gestione (es. Formazione, Nomina..);
• Evento: basato sulla data di scadenza dell’ultima registrazione valida o sulla data di pianificazione dell’evento futuro;
• Ruolo: funzione dell’utente nell’azione (Responsabile, Osservatore, Incaricato, Destinatario). Tutti gli iscritti ad ogni azione sono Destinatari.;
• Promemoria: il riferimento temporale utilizzato per il calcolo.
• Nuovo: include le iscrizioni in stato “Nuovo” nella notifica, trattandole quindi come attività da regolarizzare (opzione disponibile solo se è selezionato l’evento “scadenza”);
• Quando: possibilità di definire un anticipo o un ritardo (in giorni) rispetto all’intervallo.

Nota

È possbile configurare le preferenze di notifica tramite il menu di amministrazione del progetto, alla voce “Configurazione” → “Notifiche”.

Configurazione di digest

Il digest è un riepilogo periodico via email delle attività imminenti o scadute. La sua configurazione è una preferenza dell’utente: vedi Digest.