Notifiche e digest

Nota

Per una panoramica ancora più dettagliata si consiglia anche il video tutorial Alert e scadenze

Set up di notifiche

All’interno della piattaforma è possibile:

• definire le preferenze di notifica a livello di progetto e di sede, sulle sezioni: DPI, formazione, nomine, manutenzioni, procedure e sorveglianza sanitaria;

• definire chi riceverà le notifiche;

• definire l’intervallo temporale di ricezione delle notifiche.

Notifiche in breve

L’invio:

• Si attiva con l’associazione utente al ruolo/azione (Destinatario, Incaricato, Osservatore, Responsabile).

La ricezione:

• Può avvenire secondo parametri di default visibili in Amministrazione → Configurazione → Notifiche;

• NON serve customizzare la configurazione per attivarla

• Si può customizzare tramite le preferenze di notifica (Amministrazione → Configurazione → Notifiche)

La personalizzazione è:

• Opzionale

• Proprietà del progetto

• Definisce le preferenze di ricezione (non di invio!)

Attenzione

Le notifiche riflettono la funzione di un utente rispetto ad un’azione (es. Osservatore della formazione), la loro ricezione non dipende dal ruolo utente nel progetto (es. Manager di sede).

Tutti gli UTENTI che sono i DESTINATARI, RESPONSABILI, INCARICATI e/o OSSERVATORI di UN’AZIONE RICEVONO le notifiche secondo le impostazioni di default.

Come attivare l’invio delle notifiche

1. Aggiungere l’anagrafica nel menu Persone di un progetto. (es. Alessandra Torricelli)

2. Aggiungere l’utente nel menu Permessi del progetto ed assegnare il relativo ruolo di progetto (diverso da “na”). (es. Figura 1: Alessandra Torricelli, admin di progetto.)

1. Nelle configurazioni di ruolo associare la persona (o ruolo HSE) secondo la funzione di Responsabile, Osservatore, Incaricato. Tutti gli iscritti ad ogni azione sono Destinatari*. (es. Figura 2: Alessandra Torricelli è Responsabile e Osservatrice di tutte le azioni di Manutenzione per il progetto)

Si possono attribuire dei ruoli ad azioni specifiche, ad esempio:
L’utente De Luca Simone è Responsabile solo ed esclusivamente della manutenzione “Controllo periodico estintori” della sede di Roma.
Dopo essere stato inserito come utente del progetto e associato alla Persona, si può attribuire il ruolo di responsabile alla specifica azione tramite la sezione Dettagli dell’azione stessa:

Preferenze di notifica:

La notifica verrà ricevuta in relazione a:

• Sezione: Azione o contesto di gestione (es. Formazione, Nomina..)

• Evento: Il riferimento sarà la data di Scadenza dell’ultima registrazione valida o la data di pianificazione del prossimo evento.

• Ruolo: la funzione di un utente rispetto ad un’azione (Responsabile, Osservatore, Incaricato, Destinatario). Tutti gli iscritti ad ogni azione sono Destinatari.

• Intervallo: il riferimento temporale per il calcolo.

• Quando: è possibile definire l’anticipo o il ritardo rispetto all’Intervallo con un numero di giorni.

Nota

È possbile configurare le preferenze di notifica tramite il menu di amministrazione del progetto, alla voce “Configurazione” → “Notifiche”.

Set up di digest

Il digest è un riepilogo delle attività in scadenza e/o di quelle già scadute che verrà inviato via email.

All’interno della piattaforma, alla voce “Preferenze digest” del Menù utente, è possibile:

• definire le configurazione dei digest a livello personale, sulle sezioni: DPI, formazione, nomine, manutenzioni, procedure e sorveglianza sanitaria;

• definire l’intervallo temporale di ricezione delle notifiche;

• definire il tipo di digest (giornaliero, settimanale, mensile) e stabilire il giorno esatto di invio;

Configurazione semplice

La configurazione semplice permette di ricevere un sunto delle attività in scadenza e/o delle attività scadute a cadenza settimanale e mensile e di scegliere il giorno in cui si preferisce ricevere il digest.

Per avere una maggiore personalizzazione del digest, è possibile utilizzare la configurazione avanzata.

Configurazione avanzata

La configurazione avanzata permette di personalizzare il digest nel dettaglio e permette di specificare:

• Frequenza: mensile, settimanale o giornaliera;

• Giorno specifico: il giorno del mese/della settimana in cui si desidera ricevere il digest;

• Tipo di evento: scadenze o attività pianificate;

• Tipo di azione: il tipo di azione che si intende monitorare.

• Quando: il lasso di tempo in cui cercare scadenze o attività pianificate da includere nel digest;

  • Esempio: Si vuole ricevere un digest mensile il 10 di ogni mese con le scadenze delle azioni di formazione che scadono nei 60 giorni successivi. Ecco come si compila il form: