Protezione individuale

Nota

Il contenuto di questo documento è spiegato anche nel video tutorial intitolato Gestione DPI

Inserire un nuovo DPI

I dispositivi possono essere elencati in maniera generica come dispositivi, o inventariati singolarmente all’interno dell’inventario dei DPI dove è possibile inserire Quantità, scadenza e marca oltre alle descrizioni.

Premessa: di seguito descriveremo l’esempio di inserimento di un singolo DPI, tuttavia è possibile procedere con un caricamento massivo in formato .csv (excel), attraverso il pulsante importa.

1. Selezionare la voce DPI dal Menu di sede

2. Click su Nuovo

3. Inserire i dati relativi a nome, descrizione, categoria, tipo e destinazione d’uso (quelli indicati con l’asterisco rosso, sono obbligatori)

4. Click su salva

Per procedere con l’inventario di un DPI, invece:

1. selezionare la voce di menu inventario DPI

2. click su nuovo e dal pulsante “seleziona”, individuare il dispositivo da inventariare.

3. Completare i dati e fare click su salva

Determinare le dotazioni

Scorrendo il menu delle azioni andiamo individuare l’area dedicata alla Protezione individuale. Il menu di presenta suddiviso in due parti:

• dotazioni DPI

• consegne DPI

Le dotazioni determinano ciò che si andrà a consegnare ai lavoratori, mentre le consegne corrispondo al registro di quando effettuo materialmente la consegne e l’elenco delle persone che riceveranno i dispositivi.

N.B: Per determinare le dotazioni è importante che io abbia censito preventivamente i dispositivi all’interno delle risorse materiali.

è molto importante che sia stato indicato all’interno del menu risorse materiali DPI, le tipologie di dispositivi utilizzati, quindi:

• il nome

• la categoria

• la tipologia

• l’uso di destinazione (monouso, di uso promiscuo o per uso personale)

Una volta censiti e registrati i dispositivi è possibile procedere alla configurazione delle dotazioni:

1. Selezionare dotazioni DPI all’interno del menu delle azioni (protezione individuale).

2. Aggiungere una nuova dotazione facendo clic sul pulsante nuovo e selezionando aggiungi custom

3. Determinare il nome del dispositivo da consegnare compilando il campo nome.

4. Selezionare il DPI dall’elenco delle risorse materiali e fare clic su salva.

Il passo successivo è determinare l’uso specifico del dispositivo, scegliendo tra:

• uso singolo

• uso promiscuo

• uso personale

ed indicare, poi, i destinatari delle notifiche riguardo alla dotazione e salvare.

A questo punto nella finestra Dotazioni DPI dovrebbe essere comparsa una nuova riga che ha come indicatori degli stati di:

• iscrizione

• validità

• pianificazione e attività da fare

il numero riportato per ogni voce è zero. Questo perchè non sono ancora stati determinato chi sono i destinatari di questi dispositivi.

Determinare i destinatari dei DPI

1. Selezionare la riga con il nome del DPI e nella parte inferiore dello schermo si apre la finestra di dettaglio. All’interno del primo tab sono riportate le indicazioni inserite precedentemente. Qui posso aggiungere altre o andare a modificarle se necessario. Il tab successivo è persone, ovvero i destinatari nella consegna della dotazione di questo dispositivo.

2. Click sul pulsante nuovo per determinare le persone o gli ambienti di lavoro che voglio indicare come destinatari del dispositivo. Si aprirà la finestra dell’iscrizione delle persone o ambienti di lavoro alla dotazione. Ad esempio posso scegliere persona, e una volta selezionata la persona o le persone di interesse fare click su salva. (Il procedimento è il medesimo sia per le persone che per gli ambienti di lavoro).

I destinatari vengono aggiunti con lo stato indicato come:

• nuovo

• valido

• scaduto

a seconda che il DPI sia già stato consegnato in precedenza, sia valido o scaduto (necessario sostituirlo).

Proseguendo con gli altri tab, trovo consegne DPI in cui è possibile vedere tutte le date di consegna registrate, il tab Risorse e il tab allegati (dove aggiungere i documenti prodotti con 4HSE, oppure la documentazione caricata dal proprio PC).

Associare risorse al DPI

Il tab risorse da la possibilità di associare al DPI:

• mansioni

• ruoli

• attrezzature

• ambienti

• sostanze

• fasi di lavoro

  1. Selezionare la voce di interesse e fare clic su avanti. Come sempre verrà proposto l’elenco di tutti gli oggetti disponibili per l’associazione, selezionare quelli di interesse e fare click su conferma.

  2. Quando lo stato dell’operazione apparirà come “completato” fare clic su fine.

Il tab risorse sarà popolato con tutte le risorse per le quali è mitigato il rischio tramite la dotazione di questo dispositivo.

Consegna di un DPI

1. Selezionare il menu consegne DPI e fare click su nuovo.

2. Selezionare la dotazione per cui voglio stabilire una data di consegna e fare click su salva.

3. Scegliere la data in effettuare la consegna e un eventuale fascia oraria.

4. Indicare i destinatari delle notifiche. Se al momento della creazione del DPI sono stati inseriti anche i destinatari, li ritroverò associati. Per cui se non seleziona alcun nome aggiuntivo, o non vengono modificati, i destinatari rimarranno gli stessi. Facendo clic su Aggiungi (+), è possibile associare l’invio di notifiche a singole persone o a ruoli dell’organigramma della sicurezza aziendale. Selezionare i destinatari di interesse e fare click su salva.

Al termine comparirà una nuova riga con il valore zero indicato sotto le voci:

• iscrizione

• superato

• non superato

• da compilare

e la data della sessione di consegna aggiornata.

Cliccando sulla riga della consegna appena creata, nella parte inferiore dello schermo si apre come al solito il menu dettagli, dove viene riportato il nome della dotazione con la relativa data di consegna e tutti gli altri dettagli.

Per indicare le persone alle quali verranno consegnati i dispositivi, procedere nel seguente modo:

1. Fare clic su nuovo e tutte le persone indicate in precedenza come persone soggetto della dotazione, verranno elencate nella finestra.

2. Selezionare quelle a cui consegnare il DPI e fare clic su salva.

Il tab persone si popolerà con tutti i nominativi indicati e per tutti lo stato sarà “da compilare”. Cliccando sul link, o con doppio click sul nominativo della persona si apre la finestra della determinazione dell’esito della consegna dove registrare come superata l’azione di consegna, quindi superato con successo.

Qualora si ritenga necessario, è possibile indicare un warning e specificarlo eventualmente nelle note per poi andare a modificare la data di inizio della validità nel caso in cui ce ne sia bisogno. Inoltre è possibile determinare liberamente la data di fine validità se il dispositivo è stato censito nelle risorse materiali ma non nell’inventario.

Se il dispositivo è stato censito nell’inventario e quindi si vuole associare la consegna ad un singolo e ben determinato DPI che dispone anche di un codice specifico:

1. fare click nel campo inventario DPI alla voce seleziona. Verranno mostrati tutti i dispositivi che io inventariato e potrò quindi selezionare esattamente il codice di mio interesse. Una volta selezionato fare click su salva.

Qui si può procedere in due modi:

• Facendo click su salva per salvare la consegna ma lasciando la possibilità di effettuare ancora delle modifiche.

• passare direttamente all’emissione del certificato relativo, cliccando sull’icona con la coccarda

Stampa del certificato di consegna

Per aprire lo strumento di stampa del certificato fare clic sull’icona che porterà ad una finestra dell’interfaccia tramite la quale controllare i dati inseriti durante la redazione di quest’azione di consegna e che verranno poi riportati sul certificato, quindi: * il nome * il tipo di azione (che è associato automaticamente alla dotazione del DPI) * la data di emissione (può essere modificata in caso di necessità o altrimenti riportata da quella compilata in precedenza) * la data di scadenza (che può essere modificata nel caso in cui il DPI non sia censito nell’inventario, altrimenti viene ereditata automaticamente quella dell’inventario)

1. Una volta controllato l’esattezza di tutti i dati inseriti, procedere con la stampa del certificato, facendo clic sul pulsante con la stampante.

2. Selezionare il template desiderato e fare clic su salva. Procedere poi con la stampa cartacea o la produzione di un pdf, file html o un documento Word archiviandolo poi all’interno dell’archivio di sede oppure direttamente in locale sul pc.