Formazione

Nota

Il contenuto di questo documento è spiegato anche nel video tutorial intitolato Gestione formazione

La sezione riguardante la formazione si trova all’interno dell’area dedicata alle azioni di prevenzione di ogni Sede di progetto.

Da Azioni, selezionare il menu Formazione che è strutturato su 2 livelli:

• Corsi: definiscono il fabbisogno formativo dell’azienda.

• Edizioni: stabiliscono la pianificazione delle date di esecuzione e rinnovo dei corsi.

Nella sezione Formazione inoltre si può:

• Registrare un certificato esistente](#_registrare_un_certificato) (es. per formazione progressa o formazione senza pianificazione).

• Pianificare un’edizione.

• Registrare l’esito di un’edizione di formazione pianificata.

• Produrre un attestato o caricarne uno esterno.

• Associare certificati di un addetto a corsi aziendali e monitorarne la scadenza. (es. un corso rilascia certificati che attestano diverse abilità, equiparazione di formazioni conseguite esternamente a corsi svolti in azienda, oppure registrazione di formazione pregressa dalla scheda persona).

Aggiungere un nuovo corso

1. Fare clic sul Nuovo in alto a sinistra per scegliere la tipologia di corso da aggiungere. È possibile scegliere tra l’aggiunta di un Corso standard oppure di un Corso custom, ovvero un corso che può essere configurato liberamente tramite l’apposita interfaccia che si aprirà dopo il click. In questo esempio, sceglieremo di aggiungere un corso standard di formazione generale.

2. Fare click su Salva

La nuova riga corrispondente al corso di formazione comprirà ora all’interno della finestra, con tutti gli indicatori a zero. (Nel caso in cui non si vedano variazioni è sufficiente fare clic su Aggiorna nella toolbar).

Consiglio

Selezionando la riga del corso, nella parte inferiore dello schermo si attiva la vista dei tab Dettagli, Persone, Edizioni, Risorse e Allegati per la visualizzazione dei dati o l’editing rapido.

Con un doppio click sulla riga o sull’icona di “link” si accede alla scheda del corso. Da qui è possibile visualizzare e gestire in dettaglio tutte le informazioni relative al corso, ai partecipanti, alle date delle edizioni ed altro ancora.

Gestire un corso

Si può procedere sia dalla vista “Tab” che dalla “Scheda del corso”.

• I Dettagli raccolgono le informazioni pricipali del corso:

  • Nome

  • Descrizione

  • Validità ossia l’intervallo di tempo che intercorre tra una certificazione e il suo rinnovo.

  • Indicazione di “Responsabile”, “Incaricato” e “Osservatore” del corso.

Con il pulsante ”+” si può scegliere tra Persone della sede e Ruoli determinati in precedenza nell‘“Organigramma della sicurezza” della sede. È possibile associare più soggetti, di entrambe le categorie, ad uno stesso incarico rispetto al corso. Questa associazione viene ereditata automaticamente nelle Edizioni pianificate successivamente per lo stesso corso.

Attenzione

Solo se corrispondono ad Utenti del progetto, le persone indicate potranno ricevere le notifiche come “Responsabile”, “Incaricato”, “Osservatore”. Ogni utente può personalizzare le modalità di ricezione delle stesse nel menù Preferenze della piattaforma.

• In Persone si visualizzano i dipendenti della sede già iscritti al corso.

• In Edizioni vengono visualizzati in ordine cronologico dal più al meno recente le edizioni del corso selezionato.

• In “Risorse” sono riportati tutti gli elementi i cui rischi verranno mitigati dalla somministrazione del corso di formazione.

• In “Allegati” è possibile associare la documentazione relativa al corso:

  • aggiungendo il collegamento ad un file esistente su “Files”

  • caricando un nuovo file

Aggiungere persone ad un corso

Le persone sono i destinatari dei corsi di formazione in funzione dei rischi che corrono svolgendo il loro lavoro. Questi possono dipendere della mansione, dell’area o dalle attrezzature di lavoro o della fase di lavoro in cui sono coinvolte. Ogni lavoratore potrà essere iscritto ad uno o più corsi, obbligatori o facoltativi ma comunque necessari per la sua salute e sicurezza.

1. Click su Persone

2. click su Nuovo

3. Selezionare i dipendenti da formare per il corso scelto (premere shift per selezione multipla) e click su salva.

4. Tutti i partecipanti al corso verranno elencati come Persone e per ognuno verrà visualizzato uno Stato:

   • “Nuovo” fino a che non verrà gestito

   • “Valido” o “Scaduto” secondo le date riportate nei certificati di formazione evetualmente già registrati per il dipendente.

1. Registrare un certificato di formazione tramite le “Procedure guidate” di “Creazione massiva dei certificati”

2. Pianificare una nuova edizione o iscrivere la persona ad un’edizione e registrarne l’esito.

Registrare un certificato

Se non si desidera pianificare un’edizione o se si vuole registrare una formazione pregressa è possibile registrare un certificato. Per questa opeerazione si può procedere dalla scheda del corso o dal menù “Corsi”.

1. Click su Corsi

2. Selezionare il corso desiderato

3. Nella toolbar del tab “Persone” associare i partecipanti da certificare

4. Selezionare “Procedure guidate” quindi “Creazione massiva dei certificati”

5. Selezionare quindi le persone interessate

6. Click su avanti e compilare i dettagli del certificato quindi click su Conferma

7. Click su fine

Pianificare un’edizione

Per inserire un’edizione si può procedere dalla scheda del corso o dal menù “Edizioni” della sezione “Formazione”, tra le “Azioni”. Prima di pianificare un’edizione è necessario aver associato le persone destinatarie al corso, in caso contrario non verranno visualizzati partecipanti disponibili per l’iscrizione all’edizione.

1. Selezionare Edizioni

2. Click su nuovo in alto a sinistra, se necessario associare il Corso desiderato tramite il click sul pulsante “Seleziona” che consente di visualizzare tutti i corsi disponibili per la sede. Se non trova il corso desiderato è necessario crearlo nella sezione “Corsi”.

3. Verificare la validità del corso, ossia l’intervallo di tempo che intercorre tra un aggiornamento ed il successivo.

4. Determinare la data in cui si terrà l’aula.

5. Indicare il tipo di edizione che si sta pianificando: Base per la prima edizione assoluta, o Aggioranmento e le informazioni facoltative come il docente o il luogo.

6. “Responsabile”, “Incaricato” e “Osservatore” dell’ordine sono ereditati automaticamente dal piano, tuttavia è possibile aggiungere altre persone o ruoli. Anche questi, se utenti, saranno destinatari delle notifiche per questa attività.

7. Click su salva.

Iscrivere persone ad un’edizione

Dopo aver creato l’edizione di un corso è necessario iscrivere i partecipanti. Anche in questo caso si può precedere sia dalla scheda del corso che dalla visualizzazione rapida dei tab.

1. Selezionare “Edizoni”

2. Click su Persone quindi su nuovo. Verranno proposte solo le persone già iscritte al corso.

3. Selezionare i partecipanti all’ediizone e fare clic su salva.

4. Lo stato della formazione per ogni partecipante iscritto sarà da compilare.

Registrare l’esito di un’edizione

1. Fare click sull’icona a “forma di spunta” presente sulla toolbar, per aprire la schermata di compilazione delle pagelle dell’edizione.

2. Selezionare Stato sulla toolbar ed indicare l’esito che verrà attribuito a tutti i partecipanti.

• È possibile modificare singole valutazioni cliccando sulla riga corrispondente.

• È possibile completare la pagella con l’aggiunta della votazione o esito ed anche di un warning (flag “W”), un segnale grafico di attenzione che indica anomalie o segnalazioni (comparirà un piccolo triangolino giallo accanto allo stato di superamento del corso). Fare clic su salva.

Attenzione

La valutazione espressa in “pagella” può essere modificata fino a quando non viene emesso il certificato relativo, che ne valida lo stato in maniera definitiva, registrando le date nello scadenzario.

Produrre un certificato/attestato

1. Click sull’icona rappresentata da un foglio con la coccarda, sulla toolbar accanto all’icona con la spunta.

2. Compare l’elenco di tutti i partecipanti che hanno superato il corso. Le date visualizzate sono ereditate dall’edizione, ma sono editabili:

   • la data di emissione del certificato (potrebbe non coincidere con quelle dell’edizione)

   • la data di scadenza.

3. Selezionare i nominativi da certificare (per selezione multipla usare il tasto shift) e fare click su salva.

4. Ora il nuovo certificato è valido, è stato emesso in forma digitale e la scadenza è visibile nello scadenzario.

Gestire un certificato

Nella colonna Certificato del tab “Persone”, è ora visibile l’icona del certificato che consente l’accesso alla scheda del certificato, dalla quale è possibile:

• Stampare

• Archiviare

• Scaricare

• Allegare un certificato prodotto da terzi.

  1. Fare click per aprire la scheda del certificato.

  2. Qui sono riportate tutte le informazioni relative all’edizione e al risultato, oltre alle note e ad informazioni facoltative compilabili. Le date editabili sono relative ad emissione e scadenza del certficato.

  3. Per esportare il documento fare click sull’icona Stampa

  4. Click su ”…​” per accedere all’elenco dei modelli disponibili.

  5. Selezionare il template desiderato dall’elenco e fare click su salva, quindi su avanti per accedere all’anteprima del documento.

  6. Click sull’icona “Stampa” per la stampante locale, oppure click su “Avanti” per esportare o archiviare in “Files”.

Consiglio

4HSE mette a disposizione alcuni template editabili. Con un click sull’icona a matita si accede allo strumento di editing. Una volta terminate le modifiche si può salvare il nuovo modello perchè sia disponibile per i successivi utilizzi.

Per allegare un certificato esterno, ad esempio emesso da un ente terzo o con un altro sturmento:

1. Click su “Allegati”

2. Nuovo e selezionare la fonte del file da allegare

Associare le risorse

Per associare le risorse si può procedere dalla scheda del corso o dal secondo livello: “Edizioni” del menù “Formazione”, tra le “Azioni”. Qui è possibile associare tutti gli elementi della sede per i quali il corso sarà utile a ridurre i rischi. La scelta può avvenire tra:

• Mansione

• Ruolo

• Attrezzatura

• Ambiente

• Sostanza

• Fase di lavoro

• DPI

Procedendo con il pulsante avanti, viene mostrato l’elenco di tutte le risorse censite in precedenza. Scegliere la risorsa da associare al corso di formazione e fare clic su conferma. Un messaggio indicherà che l’operazione è stata completata. Fare click su fine.

Consiglio

Associare un’azione ad una fase di lavoro consente di valutarne l’incidenza sui rischi della fase.

Allegati

In “Allegati” è possibile associare file inerenti al corso:

• aggiungendo il collegamento ad file esistenti su “Files”

• caricando un nuovo file

Associare certificati di un addetto a corsi aziendali

Può capitare che un lavoratore consegua certificati ed attestati con nomi differenti da quelli dei corsi svolti in azienda, ma con il medesimo contenuto formativo. In alternativa, può essere che un corso aziendale, svolto in più sessioni che caratterizzano la medesima edizione, conferisca al lavoratore più di un certificato, per attestare diverse competenze. Inolte può capitare di trovarsi a dover caricare in una sessione tutti gli attestati che un lavoratore neo assunto possiede.

Per monitorare la scadenza riportata in questi certificati e per equiparare una formazione conseguita altrove a quella svolta in azienda è possibile creare il corrispondente certificato all’interno di 4HSE ed associarlo al corso di riferimento.

Consiglio

È necessario che un corso di riferimento per il tipo di attestato da registrare esista già presso la sede in cui il lavoratore è impiegato, e che il lavoratore vi sia associato. Se il lavoratore possiede un certificato per un corso non previsto in azienda, è necessario crearlo ed iscrivervi il lavoratore prima di procedere.

Per associare il certificato di un addetto ad un corso aziendale:

1. Menù Persone

2. Selezionare il lavoratore di cui vogliamo aggiornare le certificazioni, quindi aprire la sua scheda.

3. Selezionare il menù “Certificati”. Con il pulsante “nuovo” creare il certificato su 4HSE selezionando la tipologia di azione a cui si riferiesce e riportando nelle apposite sezioni gli estremi del documento che si vuole registrare, quindi salvare.

4. Selezionare il certificato appena creato, che comparirà in una nuova riga.

5. Nella finestra dei Dettagli in basso, selezionare il tab Azioni

6. Selezionare Nuovo

7. Associare il corso aziendale cui si vuol far riferire il certificato e salvare. La data di scadenza del certificato verrà ereditata automoaticamente e mostrata nello scadenzario.

Per modificare la data di scadenza del certificato, una volta associato il corso, fare doppio click sulla nuova riga visualizzata nel tab “Azoni” e togliere il flag dalla voce “Eredita data scadenza dal certificato”, quindi indicare la nuova data di scadenza e salvare.

Consiglio

Se non è stata indicata alcuna data di scadenza al momento della creazione del certificato in 4HSE (punto 3), il certificato sarà sempre valido.