Manutenzione

Nota

Il contenuto di questo documento è spiegato anche nel video tutorial intitolato Pianificazione delle Manutenzioni

La sezione riguardante le manutenzioni si trova all’interno dell’area dedicata alle azioni di prevenzione di ogni Sede di un progetto.

Da Azioni selezionare il menu Manutenzione che è strutturato su 2 livelli:

• Piani: definiscono il fabbisogno relativo alle manutenzioni di risorse materiali e DPI della sede.

• Ordini: stabiliscono la pianificazione degli interventi di manutenzione.

La gestione di piani ed ordini di manutenzione comprende anche la possibilità di:

• Certificare il superamento della manutenione avendo determinato l’esito.

• Produrre il certificato di manutenzione avendo la possibilità di archiviarlo, editarlo, esportarlo o stamparlo in diversi formati direttamente dal software, tramite il pulsante “Stampa”.

Pianificare una manutenzione

1. Fare click sul pulsante nuovo e aggiungere manutenzione custom. Nella finestra che compare si definiscono i parametri del Piano.

2. Il campo nome è obbligatorio ed identifica la manutenzione da effettuare. È possibile creare piani di manutenzione per un’ attrezzatura singola (es. Carroponte) oppure per un gruppi omogenei di attrezzature (es. Ascensori): successivamente sarà possibile associare al piano le attrezzature che sono state censite all’interno delle risorse materiali.

3. Indicare la validità della manutenzione, ossia l’intervallo di tempo che dovrà intercorrere tra un’ordine di manutenzione ed il seguente.

4. È anche possibile aggiungere la descrizione del piano aprendo l’editor testuale con l’apposita icona.

5. È possibile indicare l’incarico di “Responsabile”, “Incaricato” e “Osservatore” rispetto piano di manutenzione. La scelta può essere fatta tra Persone della sede e Ruoli, determinati in precedenza nell‘“Organigramma della sicurezza” della stessa sede. È possibile associare più soggetti, di entrambe le categorie, ad uno stesso incarico nel piano, perchè questa associazione viene ereditata automaticamente negli ordini pianificati successivamente per lo stesso piano di manutenzione. Una volta compilate tutte le informazioni necessarie fare click su salva.

Attenzione

Solo se corrispondono ad Utenti del progetto, le persone indicate potranno ricevere le notifiche come “Responsabile”, “Incaricato”, “Osservatore”. Ogni utente può personalizzare le modalità di ricezione delle stesse nel menù Preferenze della piattaforma.

La nuova riga corrispondente al piano di manutenzione comprirà ora all’interno della finestra, con tutti gli indicatori a zero. (Nel caso in cui non si vedano variazioni è sufficiente fare clic su Aggiorna nella toolbar).

Consiglio

Selezionando la riga del corso, nella parte inferiore dello schermo si attiva la vista dei tab Dettagli, Destinatari, Ordini, Risorse e Allegati per la visualizzazione dei dati o l’editing rapido.

Con un doppio click sulla riga invece si accede alla scheda del piano: una finestra tramite a quale è possibile visualizzare e gestire in dettaglio le informazioni relative ad piano ed ai suoi ordini.

Associare le attrezzature da manutenere

Per associare le attrezzature alla manutenzione si può procedere sia dalla sezione “Dettagli” che dalla “Scheda del piano” :

1. Fare click su “Destinatari”.

2. Fare click su nuovo e scegliere i destinatari della manutenzione tra:

   • Attrezzature

   • Ambienti di lavoro

   • DPI

Scegliendo ad esempio Attrezzatura si accede all’elenco delle attrezzature censite tra le Risorse Materiali.

1. Una volta individuati tutti gli oggetti da inserire nel piano fare clic su salva, questi verranno elencati come Destinatari del piano e per ognuno verrà visualizzato lo Stato:

   • “Nuovo” fino a che non verrà gestito

   • “Valido” o “Scaduto” secondo le date riportate nei certificati di manutenzione già associati all’attrezzatura.

Per aggiornare lo stato è possibile:

1. Registrare un Certificato di manutenzione tramite le “Procedure guidate” di “Creazione massiva dei certificati”

2. Pianificare un nuovo ordine di manutenzione

Visualizzare ordini, risorse e allegati di un piano di manutenzione

Si può procedere sia dalla sezione “Dettagli” che dalla “Scheda del piano”.

• Su “Ordini” vengono visualizzati in ordine cronologico dal più al meno recente gli ordini di manutenzioni associati al piano selezionato.

• Attraverso “Risorse” invece, è possibile associare gli elementi per i quali la manutenione sarà utile a ridurre i rischi. La scelta può avvenire tra:

  • Attrezzature

  • DPI

  • Ambienti di lavoro

  • Fasi di lavoro

  • Sostanze

• In “Allegati” è possibile associare la documentazione relativa al piano di manutenzione:

  • aggiungendo il collegamento ad un file esistente su “Files”

  • caricando un nuovo file

Inserire un’ordine

Per inserire un ordine si può procedere dalla scheda del piano o dal secondo livello “Ordini” del menù “Manutenzioni”, tra le “Azioni”.

1. Selezionare “Ordini”

2. Fare click su nuovo in alto a sinistra e se necessario associare il piano desiderato tramite il click sul pulsante “Seleziona” che consente di visualizzare tutti i piani disponibili.

3. Determinare la validità dell’ordine, ossia l’intervallo di tempo che dovrà intercorrere prima del prossimo intervento. Normalmente questo dato è già presente perchè dovrebbe essere stato indicato durante l’impostazione del piano.

4. Determinare la data prevista per l’esecuzione dell’ordine di manutenzione, l’eventuale fascia oraria e gli altri dettagli facoltativi come ad esempio il numero, la descrizione ed il luogo.

5. “Responsabile”, “Incaricato” e “Osservatore” dell’ordine sono ereditati automaticamente dal piano, tuttavia è possibile aggiungere altre persone o ruoli. Anche questi, se utenti, saranno destinatari delle notifiche per questa attività.

6. Fare click su salva.

Anche in questo caso la riga che compare a schermo è contrassegnata dalla presenza di zero sotto le voci:

• iscritti

• superato

• non superato

• da compilare

La data della sessione invece è quella che ho stabilito in fase di registrazione e di pianificazione dell’ordine di manutenzione.

Per visualizzare i dettagli dell’ordine cliccare sulla riga dell’ordine di manutenzione.

Facendo clic sul tab destinatari verranno proposte tutte le risorse precedentemente associate al piano di manutenzione ed è possibile aggiungerne altri (che verranno inseriti con lo stato “da compilare”).

Definire l’esito di una manutenzione

Per compilare l’esito di una manutenzione fare doppio clic sul nome del destinatario oppure aprire il link diretto. Si aprirà la finestra necessaria alla determinazione dell’esito della manutenzione.

Se l’esito è andato a buon fine fare clic su “superato”. Inoltre è possibile anche aggiungere un warning, un indicatore di allerta per segnalare eventuali criticità a cui prestare attenzione. Quest’ultimo viene evidenziato una volta inserito tramite un triangolino giallo accanto al nome del destinatario della manutenzione.

Ora si può procedere salvando la manutenzione, cliccando sul pulsante salva oppure certificando l’esito della manutenzione andando quindi ad emettere il certificato di validità.

Emissione del certificato di manutenzione

Per certificare l’esito della manutenzione e quindi fare in modo che le date vengano registrate all’interno dello scadenzario:

1. fare clic sull’icona rappresentata da un foglio con la coccarda

   

2. Facendo clic sul link del certificato si accede all’interfaccia che permette di compilare o modificare i dati fin qui inseriti per stamparli sul documento di certificato.

Per stampare il certificato fare clic sul pulsante stampa selezionando il template di interesse.