Procedure

La sezione riguardante le procedure si trova all’interno dell’area dedicata alle azioni di prevenzione di ogni Sede di progetto.

Da Azioni, selezionare il menu Procedure che è strutturato su 2 livelli:

• Procedure: definiscono il complesso delle procedure della Sede.

• Rapporti: stabiliscono la pianificazione dei rinnovi o revisioni delle procedure attraverso la creazione di rapporti.

Nella sezione Procedure inoltre si può:

• Registrare un certificato esistente (es. per monitorare la scadenza di una procedura esistente o che non si desidera pianificare).

• Pianificare un rapporto.

• Registrare l’esito di un rapporto con la creazione di un certificato di revisione.

• Produrre un certificato o caricarne uno esterno.

Aggiungere una nuova procedura

Consiglio

Le procedure possono riguardare qualunque attività, processo o documento aziendale che necessiti di verifica o revisione periodica. (es. la verifica della messa terra o la revisione periodica del DVR o anche le rilevazioni ambientali per le valutazioni di rischi specifici).

1. Fare clic sul Nuovo in alto a sinistra per scegliere la tipologia di procedura da aggiungere.

2. È possibile scegliere tra Procedure standard oppure creare una Procedura custom. In questo esempio, aggiungeremo una Procedura custom che chiameremo Rilevamento Rumore.

3. Fare click su Salva

Gestire una procedura

Si può procedere sia dalla vista “Tab” che dalla “Scheda della Procedura”.

• Tab Dettagli mostra le informazioni pricipali della procedura:

  • Nome

  • Descrizione

  • Validità ossia l’intervallo di tempo che intercorre tra una revisione della procedura e a successiva.

  • Indicazione di “Responsabile”, “Incaricato” e “Osservatore” del corso.

Con il pulsante ”+” si può scegliere tra Persone della sede e Ruoli determinati in precedenza nell‘“Organigramma della sicurezza” della sede. È possibile associare più soggetti, di entrambe le categorie, ad uno stesso incarico rispetto al corso. Questa associazione viene ereditata automaticamente nei Rapporti pianificati successivamente per la stessa Procedura.

Attenzione

Solo se corrispondono ad Utenti** del progetto, le persone indicate potranno ricevere le notifiche come “Responsabile”, “Incaricato”, “Osservatore”. Ogni utente può personalizzare le modalità di ricezione delle stesse nel menù Preferenze della piattaforma.

• Tab Destinatari mostra gli oggetti e le persone oggetto della procedura.

• Tab Rapporti mostra in ordine cronologico dal più al meno recente le revisioni della procedura selezionata.

• Tab Risorse mostra tutti gli elementi i cui rischi verranno mitigati dalla validità della procedura.

• In Allegati mostra e permette di:

  • creare il collegamento ad un file esistente su “Files”

  • caricare un nuovo file

Aggiungere destinatari e risorse ad una procedura

Nei DESTINATARI e nelle RISORSE associare le singole FASI DI LAVORO attinenti la procedura. per le quali si possiede una rilevazione certificata (o LA SEDE se viene effettuato 1 solo rilevamento valido per tutti gli ambienti). Questi possono dipendere della mansione, dell’area o dalle attrezzature di lavoro o della fase di lavoro.

1. Click su Destinatari

2. click su Nuovo

3. Selezionare il destinatario della procedura scegliendo tra le categorie proposte (premere shift per selezione multipla) e click su salva. (Es. tutte le fasi di lavoro interessate dalla rilevazione per il rischio Rumore).

4. È possibile aggiungere destinatari di diverse categorie, se necessario aggiungere altri destinatari.

5. Tutti i destinatari della procedura ora sono visibili e per ognuno è visibile lo Stato di validità del suo certificato:

   • “Nuovo” fino a che non verrà gestito

   • “Valido” o “Scaduto” secondo le date riportate nei certificati già registrati per la procedura.

1. Registrare un certificato tramite le “Procedure guidate” di “Creazione massiva dei certificati”

2. Pianificare un nuovo rapporto o iscrivere un destinatario ad un rapporto e registrarne l’esito.

Registrare un certificato

Se non si desidera pianificare un rapporto o se si vuole monitoare la scadenza di una procedura in corso è possibile creare un certificato. Per questa operazione si può procedere dalla scheda della procedura o dal menù “Procedure”.

1. Click su Procedure

2. Selezionare la procedura desiderata

3. Associare i relativi Destinatari

4. Selezionare “Procedure guidate” quindi “Creazione massiva dei certificati”

5. Selezionare quindi i destinatari interessati

6. Click su avanti e riportare gli estremi del certificato esistente quindi click su Conferma

7. Click su fine. Ora le date di validità del certificato sono state salvate nello scadenzario e le notifiche attivate, se impostate.

Se si desidera allegare il file del documento “fisico” al certificato appena creato su 4HSE, accedere alla FASE DI LAVORO associata al certificato e nel TAB CERTIFICATI aprire la scheda del certificato appena creato, quindi aggiungere il file nel TAB ALLEGATI.

Associare le risorse

Per associare le risorse si può procedere dalla scheda della procedura o dal tab “Rapporti” del menù “Procedure”, tra le “Azioni”. Qui è possibile associare tutti gli elementi della sede per i quali la procedura sarà utile a ridurre i rischi. La scelta può avvenire tra:

• Mansione

• Ruolo

• Attrezzatura

• Ambiente

• Sostanza

• Fase di lavoro

• DPI

• Sede

Procedendo con il pulsante avanti, viene mostrato l’elenco di tutte le risorse censite in precedenza. Scegliere la risorsa da associare e fare clic su conferma. Un messaggio indicherà che l’operazione è stata completata. Fare click su fine.

Consiglio

Associare un’azione ad una fase di lavoro consente di valutarne l’incidenza sui rischi della fase.