Approvazioni: guida per il fornitore

Il sistema di Approvazioni è una funzionalità progettata per garantire il massimo controllo sulle certificazioni e sui documenti inseriti da soggetti esterni al progetto.

In 4HSE, il fornitore può essere destinatario di una Procedura assegnata dal responsabile di progetto, ad esempio per svolgere un’attività tecnica, una manutenzione o produrre una documentazione specifica.

Una volta completata l’attività richiesta, il fornitore deve emettere il relativo certificato, associandolo all’Azione ricevuta. L’emissione del certificato non rende immediatamente valida l’Azione: il sistema avvia automaticamente un processo di approvazione, sottoponendo il certificato a revisione da parte di un responsabile del progetto (Admin o Manager). L’Azione passerà allo stato Valido solo in caso di esito positivo.

Consiglio

Per approfondire l’emissione dei certificati e la gestione delle azioni di tipo procedura, consultare il documento Procedure

Emissione del certificato e richiesta di approvazione

Per creare una richiesta di approvazione, il fornitore dovrà accedere al proprio profilo fornitore dall’elenco Fornitori (icona sul Desktop). Una volta nel profilo, potrà emettere il certificato e inviare automaticamente la richiesta di approvazione al responsabile di progetto.

Esistono tre scenari principali per l’esito della richiesta:

1. Certificato dallo scadenzario del fornitore

• Il fornitore seleziona un certificato direttamente dal suo scadenzario;
• L’associazione all’azione è automatica;
• Il sistema genera subito la richiesta di approvazione;
• Viene richiesto il caricamento del file del certificato per completare la richiesta di approvazione.

2. Certificato creato dal menu “Certificati”

• Il fornitore crea un nuovo certificato dal menu Certificati;
• Deve selezionare il certificato e associare l’azione di prevenzione a lui assegnata:
• Solo a questo punto viene creata la richiesta di approvazione.

3. Certificato senza file o senza associazione

• Se il certificato viene creato dallo scadenzario ma il processo di invio della richiesta di approvazione viene annullato o non viene caricato il file del certificato richiesto, la richiesta di approvazione non viene completata.
• In questo caso, il fornitore deve accedere al menu Certificati, selezionare il certificato che è stato creato anche se la richiesta di approvazione non è stata inviata, collegarlo all’azione e seguire la procedura guidata per completare la richiesta.

Nota

In sintesi: la richiesta di approvazione viene creata solo quando un certificato è collegato a un’azione.

4. Attesa dell’approvazione

Dopo il salvataggio del certificato, l’Azione non viene considerata valida fino alla revisione da parte del responsabile del progetto.

Il fornitore riceverà una notifica automatica con l’esito della richiesta di approvazione.

Notifiche e comunicazioni

Ogni fase del flusso di approvazione è supportata da un sistema di notifiche automatiche:

• il Responsabile del progetto riceve una notifica quando è presente una nuova richiesta di approvazione;
• il Fornitore riceve una notifica con l’esito della richiesta (Accettata o Rifiutata), comprensiva di eventuali note.

Impostazione dell’incaricato del fornitore

Per garantire la ricezione delle notifiche (scadenze, pianificazioni, esito delle approvazioni), è possibile indicare uno o più incaricati per il fornitore, saranno proprio questi utenti indicati a ricevere le notiche.

Per indicare l’incaricato:

1. Accedere alla voce Info del menu principale del fornitore:
2. Inserire l’indirizzo email dell’utente designato nella sezione “Incaricato”.

Nota

L’indirizzo email deve corrispondere a un utente attivo in 4HSE: solo così il sistema potrà inviare le notifiche.

Registrazione dell’utente

Se la mail dell’incaricato non è ancora registrata come utente attivo:

1. Accedere alla voce Amministrazione → Permessi nel menu principale.
2. Aggiungere l’email dell’utente al gruppo Admin o Manager.

Per approfondire il significato dei permessi e i diversi livelli di accesso, consultare il documento Permessi su Fornitore.

Gestione delle richieste di approvazione

L’interfaccia Approvazioni consente agli attori coinvolti di visualizzare e gestire tutte le richieste di approvazione inviate o ricevute.

L’elenco mostra lo storico completo degli step di ogni richiesta, consentendo di tracciare l’intero processo di approvazione.

Filtri di ricerca

Nel pannello di ricerca sono disponibili i seguenti filtri:

• Ricerca testuale

• Stato: filtra le richieste in base allo stato complessivo del processo:

• In corso

• Completato

• Step: filtra le singole fasi del processo di approvazione:

• Nuovo

• Approvato

• Respinto

È importante distinguere tra stato e step:

• lo step rappresenta una singola azione all’interno del processo di approvazione;
• lo stato indica la condizione complessiva della richiesta.

Dettagli di un’approvazione

Cliccando su una riga dell’elenco si apre la sezione dei dettagli, suddivisa in tab:

• Dettagli: mostra le informazioni specifiche dell’approvazione.

• Eventi: elenca tutti gli step eseguiti, indicando chi ha compiuto l’azione, il tipo di step, la data e eventuali note. Ad esempio:

• Allegati: mostra i file allegati all’approvazione, ad esempio i certificati richiesti per la validazione.

Ad ogni approvazione corrisponde una riga nell’elenco.

Quando viene creata, lo step iniziale è “Creazione” e lo stato è “In corso”.

Al termine del processo, ad esempio dopo l’approvazione, la riga mostra lo step “Approvato” e lo stato “Completato”. Tutti i dettagli storici dei cambiamenti di step e degli allegati sono disponibili nel tab Eventi.

Esempio di flusso

1. Il fornitore crea una richiesta di approvazione

• viene generato uno step con stato Nuovo
• la richiesta risulta In corso

2. Il responsabile del progetto approva la richiesta

• viene generato un nuovo step con stato Approvato
• la richiesta passa allo stato Completato

In caso di rifiuto, viene generato uno step con stato Respinto.

Colonne dell’elenco

L’elenco delle approvazioni include le seguenti colonne:

Colonna	Descrizione
Nome	Nome dell’approvazione, generalmente composto da “Approvazione” + nome dell’Azione.
Step	Fase del processo: Nuovo, Approvato o Respinto.
Stato	Stato complessivo della richiesta: In corso o Completato.
Richiesto da	Indirizzo email dell’utente che ha eseguito lo step (creazione, approvazione o rifiuto).
Date	Date di creazione e modifica dello step.

Consiglio

Consulta le guide Gestione fornitori