File e allegati

4HSE contiene un file system completo: documenti organizzati in cartelle e sottocartelle, come su un computer, ma soggetti ai permessi del progetto a cui appartengono.

Livello progetto e livello sede

L’archivio esiste a due livelli, e la differenza decide chi vede cosa.

• I documenti caricati a livello di progetto sono visibili anche dall’archivio di tutte le sedi di quel progetto. Sono quelli di validità generale: una policy aziendale, una certificazione, una norma che vale ovunque.
• I documenti caricati in una sede riguardano solo quella sede.

Scegliere il livello non è quindi una questione di ordine: decide la portata del documento.

File che carichi, file che 4HSE produce

Nello stesso archivio finiscono due cose:

• quello che carichi — vedi Carica un file;
• quello che 4HSE genera: un certificato, un modulo compilato, un DVR stampato. Quando esporti un documento puoi archiviarlo qui invece di scaricarlo — vedi Stampa o esporta un documento.

Entrambi diventano file ordinari una volta dentro: si spostano, si rinominano, si scaricano e si collegano come allegati.

Gli allegati sono collegamenti, non copie

Allegare un file a un elemento (un’azione, una persona, un certificato) non lo duplica. O carichi un file nuovo, oppure colleghi uno già presente in archivio: lo stesso documento può quindi essere allegato in più punti e aggiornato una volta sola.

L’elenco completo degli elementi che accettano allegati è in Dove vanno gli allegati.

Spazio e formati

Lo spazio è illimitato, sia per sede sia per progetto, e non ci sono restrizioni sui tipi di file o sulle estensioni.

Quello che cambia è come li apri. I formati che il browser sa visualizzare, le immagini e i PDF, si aprono direttamente dentro 4HSE; tutti gli altri si scaricano e si aprono con un programma del tuo computer.